Baca Tulis: Stakeholder Interview untuk Knowledge Mapping

knowledge

Becoming a Knowledge Worker (Day One-Part I)

Becoming Knowledge Worker adalah satu program modul dari pelatihan terkait knowledge management yang saya fasilitasi untuk peserta yang berasal dari profesi berbeda. Perbedaan latar belakang menantang kreativitas selama fasilitasi. Misalnya, bagaimana menjadikan sesi perkenalan tidak hanya suatu kesempatan masing-masing peserta memperkenalkan diri (biasanya berisikan nama dan peran di perusahaan) tetapi juga menggunakan kompetensi seorang knowledge worker, yaitu capture (mengidentifikasi informasi, pengetahuan, keinginan, karakter, dsb). 

     Pada sesi ini peserta diminta untuk menjawab satu pertanyaan: "What is something that best describes you?" berikut penjelasannya. Setelah waktu satu menit untuk berpikir menjawab pertanyaan tersebut, secara bergantian tiap peserta memperkenalkan diri dengan jawabannya selama kurang lebih satu menit untuk masing-masing peserta. Berikut gambaran dan penjelasan mereka (beberapa peserta memiliki gambaran yang sama dengan peserta lain):

Lautan biru (menggambarkan keluasan dan kedalaman pengetahuan; setiap orang bebas mengarungi lautan; peserta yang memiliki gambaran ini siap untuk berbagi pengetahuan kepada siapapun)

Air (menggambarkan kebutuhan dan keluwesan; peserta yang memiliki gambaran ini siap untuk memenuhi kebutuhan orang lain dan bersedia dengan cepat beradaptasi dengan lingkungan baru)

Karang (menggambarkan kesiapan; peserta ini memiliki komitmen untuk siap belajar dan menerima pengetahuan dari berbagai sumber)

Sungai (menggambarkan kesejukan dengan aliran air yang tak henti; peserta yang memiliki gambaran ini berupaya untuk menyediakan suatu lingkungan berbagi yang tenang namun sarat dengan pengetahuan)

Angin (menggambarkan kesejukan; peserta ini senantiasa menjadi tempat untuk orang lain mendapatkan nasehat berguna)

Pelangi (menggambarkan keceriaan melalui warna-warni; peserta ini ingin selalu memberikan keceriaan kepada banyak orang)

Secangkir teh( menggambarkan kesederhanaan dan kehangatan; kesederhanaan yang dimiliki perserta ini menjadi daya tarik untuk diterima di berbagai lingkungan, disamping kehangatan untuk turut memberikan sesuatu yang bermanfaat untuk orang lain) 

Buku (menggambarkan sumber pengetahuan bagi banyak orang; banyaknya pengetahuan dan pengalaman mendapatkan pengetahuan lebih banyak lagi menantang peserta ini untuk bisa berbagi ke lebih banyak orang)

Pohon beringin (menggambarkan keteduhan; peserta ini menjadi mediasi untuk berbagi pengetahuan dalam suasana tenang dan teduh.

Lebah (menggambarkan kecerdasan dan berbagi; selektif terhadap informasi penting dan dibutuhkan menjadi ciri peserta ini, disamping kesediaannya untuk berbagi pengetahuan yang bermanfaat untuk orang lain.

Lentera (menggambarkan aktivitas menerangi lingkungan; peserta ini ingin selalu bisa menerangi orang-orang sekitar dengan nasehat, pengalaman hidup, dll)

     Jika gambaran-gambaran di atas dianalisa, semua peserta memilih gambaran umum dengan citra positif di kebanyakan orang. Selain itu, penjelasan yang menyertai gambaran tersebut dimulai dengan sesuatu yang baik untuk diri sendiri dan orang lain. Ini menjadi sangat menarik ketika ternyata semua penjelasan tersebut merupakan karakter seorang knowledge worker.

So, what is something that best describes you?

Frame Game

Salah satu upaya perusahaan untuk mengembangkan atau meningkatkan pengetahuan karyawannya adalah mengikutkan karyawannya dalam training, seminar atau lokakarya. Training yang memakan waktu seharian atau lebih  dengan konten yang sarat dengan konsep-konsep tentunya menguras konsentrasi para peserta, juga fasilitator.

     Ungkapan ketidak-puasan terhadap training yang dilakukan muncul dari berbagai pihak. Di satu sisi, peserta adalah orang dewasa yang menuntut cara-cara belajar yang sederhana namun sarat dengan konten yang menarik dan penting untuk nantinya dapat dengan mudah diterapkan di pekerjaan mereka. Di sisi lain, fasilitator juga dihadapkan dengan tingkat kesiapan peserta untuk menerima informasi yang akan disampaikan, disamping pemilihan metode yang sesuai dengan gaya belajar masing-masing peserta. 

     Situasi seperti ini juga menjadi bagian dari pengalaman saya memfasilitasi banyak pelatihan. Dan pengalaman yang sangat berharga adalah ketika mendapatkan feedback dari peserta. Salah satu feedback mereka adalah  tambahan permainan (game) selama pelatihan.      

      Untuk merespon feedback di atas, saya membagi pelatihan dalam tiga bagian: ice-breaking, review dan summary. Isu serius tidak muncul untuk ice-breaking dan review, tetapi pada bagian review dimana bagian ini selalu muncul di tiap-tiap sub bahasan. Untuk menjawab kebutuhan ini, Frame Game dapat menjadi pertimbangan.

Deskripsi

      Frame Game adalah satu permainan untuk mereview seberapa dalam peserta telah memahami informasi yang telah disampaikan di tiap pokok bahasan. Permainan ini dapat dilakukan 15 menit sebelum coffee break  yang mana biasanya peserta sudah mengalami kelelahan dan rasa kantuk.

Peralatan

• Empat lembar kartu putih untuk masing-masing peserta
• Sebuah spidol untuk masing-masing peserta
• gluetex
• Flipchart untuk masing-masing kelompok

Cara Main

1. Fasilitator membagikan empat lembar kartu ke masing-masing peserta. (1 menit)
2. Fasilitator mengajukan pertanyaan kepada peserta "Hal/konsep/pembelajaran apa saja yang sudah didapat?" dan meminta mereka menuliskan satu jawaban berbeda pada tiap kartu. (5 menit)
3. Fasilitator mengumpulkan kartu-kartu yang sudah berisi jawaban,   mengacaknya dan membagikan tiga kartu ke masing-masing peserta. (1    menit)
4. Peserta saat ini memiliki tiga lembar kartu (yang besar kemungkinan kartu tersebut adalah kartu peserta lain). Peserta membaca kartu tersebut dan menyusunnya berdasarkan tingkat kesukaan mereka. (1 menit)
5. Peserta meletakkan kartu itu di atas meja. Jika ada kartu yang tidak mereka sukai, mereka boleh menukarkannya dengan kartu yang ada di tangan fasilitator. Kesempatan ini hanya boleh dilakukan satu kali. Dan hanya untuk satu kartu. (1 menit)
6. Fasilitator mengelompokkan peserta dan meminta masing-masing kelompok untuk memilih tiga kartu yang paling mereka sukai. (2 menit)
7. Pada flipchart, peserta membuat photo frame (dengan menggunakan  glutex untuk menempelkan kartu) untuk menunjukkan pemilihan tiga kartu yang paling mereka sukai. (2 menit)
8. Fasilitator memilih poster terbaik yang mewakili topik bahasan. (2 menit)

Hadiah menarik untuk tim yang menang bisa diberikan langsung oleh fasilitator.

Semoga bermanfaat.