Stakeholder Interview untuk Knowledge Mapping

Knowledge mapping adalah aktivitas organisasi untuk mengumpulkan dan memetakan pengetahuan yang dibutuhkan guna memenuhi strategi bisnis yang telah ditetapkan. Pengetahuan tersebut bisa ditemukan di dalam dan di luar organisasi. Dalam kasus ini, hanya pengetahuan yang ada di orang-orang di dalam organisasi (internal stakeholder). Salah satu cara sederhana untuk memetakan pengetahuan adalah stakeholder interview.

     Stakeholder interview adalah one-on-one discussion antara karyawan dan seseorang yang bertanggung jawab dalam penerapan knowledge management dan proyek-proyek pengembangan lainnya. Tujuan dari wawancara ini adalah selain memenuhi kebutuhan pengetahuan organisasi seperti yang dijelaskan sebelumnya, juga mengukur pemahaman karyawan tentang organisasi, dan mengetahui isu/masalah yang sedang terjadi.

     Organisasi dapat menggunakan teknik ini sebagai tahap awal dari suatu rencana pengembangan. Misalnya, pengembangan intranet, yang mana aktivitas pengumpulan informasi/knowledge menjadi bagian utama dalam aktivitas pengembangan. Dalam 'dunia' knowledge management, aktivitas ini merupakan bentuk sederhana dari knowledge mapping. Informasi yang terkumpulkan dapat digunakan sebagai materi pengembangan, apakah itu untuk proyek knowledge management atau untuk mendesain ulang intranet.

Contoh pertanyaan selama one-on-one discussion:

1. Apa peran anda di perusahaan?
2. Sudah berapa lama anda bekerja?
3. Apa tugas utama anda?
4. Dengan siapa anda sering berkomunikasi terkait masalah pekerjaan?
5. Adakah petunjuk kerja untuk semua pekerjaan yang menjadi tanggung jawab anda?
6. Bagaimana anda dapat mengakses petunjuk kerja tersebut?
7. Informasi apa yang anda butuhkan pada kondisi normal ketika bekerja?
8. Bagaimana anda dapat memperoleh informasi tersebut?
9. Jika anda punya pertanyaan, Bagaimana anda bisa mendapatkan jawabnya? Siapa yang anda temui?
10. Pelatihan apa yang pernah anda dapatkan saat anda memulai bekerja di perusahaan ini?
11. Pelatihan apa yang anda dapatkan selama setahun ini?
12. Bagaimana anda dapat mengetahui apa yang sedang terjadi di perusahaan?
13. Sumber berita apa yang biasanya anda baca?
14. Cerita baru apa yang paling membuat anda tertarik?

     Pertanyaan di atas sangat tergantung dari jawaban interviewee dan karakter organisasi. Misalnya, jika ada isu atau area of interest, maka pertanyaan lanjutan untuk menggali isu tersebut perlu dibuat dan diajukan. Selain itu, pertanyaan tersebut sangat tergantung pada jenis projek yang sedang ditangani interviewee.

Penting!

Merujuk pada contoh yang diberikan, yaitu pengembangan intranet, perhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Hindari pertanyaan tentang IT. Sebaiknya pertanyaan difokuskan pada aktivitas interviewee dalam keseharian bekerja.
• Gunakan pertanyaan berbeda jika interviewee adalah senior manager. Pertanyaan bisa difokuskan pada rencana strategis mereka.
• Upayakan mendapatkan pemahaman yang sebenarnya tentang organisasi. Hindari pengumpulan opini tentang apa yang harus dikerjakan.

Kesimpulan

Stakeholder interview adalah sebuah teknik knowledge mapping yang sederhana, yang dapat digunakan oleh hampir kebanyakan orang di organisasi. Meskipun sederhana, teknik ini sangat efektif untuk mendapatkan pemahaman tentang organisasi dan mengindentifikasi kebutuhan organisasi dan karyawan akan pengetahuan.