Stakeholder Interview untuk Knowledge Mapping

Knowledge mapping adalah aktivitas organisasi untuk mengumpulkan dan memetakan pengetahuan yang dibutuhkan guna memenuhi strategi bisnis yang telah ditetapkan. Pengetahuan tersebut bisa ditemukan di dalam dan di luar organisasi. Dalam kasus ini, hanya pengetahuan yang ada di orang-orang di dalam organisasi (internal stakeholder). Salah satu cara sederhana untuk memetakan pengetahuan adalah stakeholder interview.

     Stakeholder interview adalah one-on-one discussion antara karyawan dan seseorang yang bertanggung jawab dalam penerapan knowledge management dan proyek-proyek pengembangan lainnya. Tujuan dari wawancara ini adalah selain memenuhi kebutuhan pengetahuan organisasi seperti yang dijelaskan sebelumnya, juga mengukur pemahaman karyawan tentang organisasi, dan mengetahui isu/masalah yang sedang terjadi.

     Organisasi dapat menggunakan teknik ini sebagai tahap awal dari suatu rencana pengembangan. Misalnya, pengembangan intranet, yang mana aktivitas pengumpulan informasi/knowledge menjadi bagian utama dalam aktivitas pengembangan. Dalam 'dunia' knowledge management, aktivitas ini merupakan bentuk sederhana dari knowledge mapping. Informasi yang terkumpulkan dapat digunakan sebagai materi pengembangan, apakah itu untuk proyek knowledge management atau untuk mendesain ulang intranet.

Contoh pertanyaan selama one-on-one discussion:

1. Apa peran anda di perusahaan?
2. Sudah berapa lama anda bekerja?
3. Apa tugas utama anda?
4. Dengan siapa anda sering berkomunikasi terkait masalah pekerjaan?
5. Adakah petunjuk kerja untuk semua pekerjaan yang menjadi tanggung jawab anda?
6. Bagaimana anda dapat mengakses petunjuk kerja tersebut?
7. Informasi apa yang anda butuhkan pada kondisi normal ketika bekerja?
8. Bagaimana anda dapat memperoleh informasi tersebut?
9. Jika anda punya pertanyaan, Bagaimana anda bisa mendapatkan jawabnya? Siapa yang anda temui?
10. Pelatihan apa yang pernah anda dapatkan saat anda memulai bekerja di perusahaan ini?
11. Pelatihan apa yang anda dapatkan selama setahun ini?
12. Bagaimana anda dapat mengetahui apa yang sedang terjadi di perusahaan?
13. Sumber berita apa yang biasanya anda baca?
14. Cerita baru apa yang paling membuat anda tertarik?

     Pertanyaan di atas sangat tergantung dari jawaban interviewee dan karakter organisasi. Misalnya, jika ada isu atau area of interest, maka pertanyaan lanjutan untuk menggali isu tersebut perlu dibuat dan diajukan. Selain itu, pertanyaan tersebut sangat tergantung pada jenis projek yang sedang ditangani interviewee.

Penting!

Merujuk pada contoh yang diberikan, yaitu pengembangan intranet, perhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Hindari pertanyaan tentang IT. Sebaiknya pertanyaan difokuskan pada aktivitas interviewee dalam keseharian bekerja.
• Gunakan pertanyaan berbeda jika interviewee adalah senior manager. Pertanyaan bisa difokuskan pada rencana strategis mereka.
• Upayakan mendapatkan pemahaman yang sebenarnya tentang organisasi. Hindari pengumpulan opini tentang apa yang harus dikerjakan.

Kesimpulan

Stakeholder interview adalah sebuah teknik knowledge mapping yang sederhana, yang dapat digunakan oleh hampir kebanyakan orang di organisasi. Meskipun sederhana, teknik ini sangat efektif untuk mendapatkan pemahaman tentang organisasi dan mengindentifikasi kebutuhan organisasi dan karyawan akan pengetahuan.

Bagaimana Bertanya

Setiap hari kita mendengar orang bertanya. Pekerja bertanya kepada leadernya tentang strategi yang tepat dan efektif untuk memasuki pasar yang semakin kompetitif. Bisa jadi untuk hal terkait tadi, leader bertanya kepada pekerjanya bilamana suatu proyek dapat dikerjakan tepat waktu. Di lingkup team, seorang pekerja bertanya kepada rekannya bilamana rekan tersebut dapat berbagi pengetahuan tentang bagaimana melakukan presentasi di depan klien yang demanding. Banyak sekali contoh serupa bisa ditemukan tidak hanya di pekerjaan sehari-hari tetapi juga di tempat perbelanjaan, di rumah, dan sebagainya. Tapi, apakah anda tahu mengapa kita bertanya? Bagaimana sih bertanya yang benar itu?

Kapan aktivitas bertanya dimulai?

Adalah sifat manusia untuk bertanya. Aktivitas ini bahkan sudah dimulai sejak masa kecil, kemudian berlangsung hingga saat ini dan bahkan hingga detik-detik terakhir dalam hidup nanti. Coba bayangkan kehidupan tanpa pertanyaan? Kesalahpahaman akan terjadi di mana-mana. Bukan begitu?

Mengapa kita bertanya?

Pada dasarnya, aktivitas bertanya dilakukan dalam dua kondisi, yaitu ketika ada sesuatu yang perlu dan penting diketahui dan sesuatu yang sudah diketahui. Wajarkah jika ada sesuatu yang sudah diketahui tapi masih perlu bertanya dan dipertanyakan? Tidaklah cukup jika pertanyaan yang diajukan semata-mata untuk bertanya. Bukan begitu? Pertanyaan membutuhkan jawaban agar keingintahuan terpenuhi, ya gak? Pertanyaan juga membutuhkan alasan. OK? Singkatnya, pertanyaan merefleksikan bagaimana cara kita menjalani hidup dan keinginan memahami sesuatu lebih dalam lagi. OK?

Bagaimana bertanya?

Di banyak aspek kehidupan, ada beberapa jenis pertanyaan yang digunakan ketika kita bertanya. Namun, mungkin tidak semua dari kita tahu jenis pertanyaan apa yang digunakan saat itu? Tul gak? Ketika kita masih kecil, pertanyaan kita tidak terstruktur. Tapi ketika sudah dewasa, kita perlu memahami esensi dan dampaknya di dalam komunikasi sehari-hari dengan orang lain. Jadi, kita harus tahu apakah pertanyaan itu. Kita juga harus tahu bagaimana memformulasikan pertanyaan tersebut.

     Seperti telah dijelaskan di atas bahwa setiap pertanyaan membutuhkan jawaban. Ketika kita bertanya, seharusnya kita merasa lapar akan jawaban untuk mengenyangkan rasa lapar kita. Rasa lapar baru hilang jika pemahaman didapatkan. Menurut Socrates pemahaman sudah ada di dalam setiap orang. Untuk mendapatkannya harus ada upaya. Nah, pertanyaan adalah alat untuk mendapatkan pemahaman tersebut.

Bagaimana memformulasikan pertanyaan?

Kebenaran dan ketepatan suatu jawaban tergantung pada kekuatan dan kebenaran dari pertanyaan yang diajukan. Respon yang kurang tepat juga berasal dari pertanyaan yang tidak terstruktur. Untuk itu, karakter dari pertanyaan penting dievaluasi. Memformulasikan pertanyaan dengan cara yang tepat akan mendapatkan jawaban yang tepat. Sederhananya ada dua kategori pertanyaan: informasi dan analitikal.

     Pertanyaan yang termasuk kategori informasi adalah pertanyaan yang diawali dengan kata tanya "Siapa," "dimana," "kapan," dan "apa." Contohnya, "Apa tujuan dari program ini?" "Siapa yang bertanggungjawab atas suksesnya program ini?" Sangat sederhana dan mudah, bukan? Nah, kedua pertanyaan ini memerlukan jawaban informasi faktual, bukan analitikal. Jadi, salah satu dari jawaban yang mungkin adalah "Tujuan program ini adalah melaporkan hasil evaluasi kinerja di...." Dan salah satu jawaban yang mungkin untuk pertanyaan kedua adalah "Team leader operasional dan...."

     Kategori pertanyaan analitikal diawali dengan kata tanya "bagaimana" dan "mengapa." Pertanyaan dengan kategori ini membutuhkan jawaban dengan tingkat berpikir yang lebih tinggi dan pemahaman lebih mendalam tentang objek pertanyaan. Misal, "Bagaimana meningkatkan produktivitas kinerja karyawan di perusahaan ini?" Atau "Mengapa produktivitas kinerja karyawan cenderung menurun tiap bulannya?"

     Langkah selanjutnya adalah mengetahui bagaimana membuat prioritas dalam kedua kategori tersebut. Salah satu cara yang baik untuk menerapkannya adalah dengan menggunakan konsep Bloom Taxonomy dimana tingkat pertanyaan disusun dari tingkat rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Konsep ini memperkenalkan tingkatan bertanya mulai dari Mengingat, Paham, Aplikasi, Analisa, Evaluasi, dan Mencipta. 

Konsep Bloom Taxonomy menyediakan bagaimana kata tanya yang sudah dijelaskan di atas dapat diaplikasikan dalam tiap-tiap taksonomi (baca: ranah).

Ikuti diskusi lanjutannya pada tulisan berikutnya.

Konsep Dasar Knowledge Management

Kebanyakan orang yang telah mengenal KM sepakat dengan definisi “knowledge” bahwa knowledge adalah kapasitas untuk melakukan tindakan efektif. Namun, bagaimana memperkenalkan konsep KM kepada orang-orang yang belum memahaminya? Satu cara efektif adalah mengajukan sebuah pertanyaan kepada tiap-tiap orang dari mereka: “Apa yang membantu Anda bekerja lebih baik?”

     Jawaban-jawaban dari pertanyaan tersebut kemudian dikelompokkan dalam empat kelompok sebagai berikut:

1. Keterampilan, pengalaman, pelatihan, pendidikan, perilaku, kepemimpinan,  motivasi diri, kesehatan, dsb. Kelompok ini disebut Human Capital, yang juga disebut embodied knowledge.      
2. Sistem pendukung, akses informasi, manual, buku petunjuk kerja,  visi/misi, kebijakan, prosedur, proses bisnis, dsb. Kelompok ini disebut Structural Capital (atau Proses Capital), yang juga disebut embedded knowledge.
3. Jejaring eksternal, hubungan dengan pelanggan dan supplier, teamwork  dan trust di dalam organisasi, inspirasi dan rekognisi dari pimpinan, dsb. Kelompok ini disebut Relationship Capital (atau Stakeholder Capital/Customer Capital), yang juga disebut enculturated knowledge.
4. Teknologi/perlengkapan, gedung dan ruang kantor, fasilitas/furnitur, gaji dan insentif, tempat kerja yang kondusif, dsb disebut Tangible Asset.

     Analisa dari keempat kelompok di atas adalah sebagai berikut:

1. Intellectual Capital terdiri dari tiga komponen, yaitu: Human, Structural dan Relationship Capital.  
2. Knowledge asset memiliki kesamaaan arti dengan Intellectual Capital. Dan sebagian besar dari Intellectual Capital adalah Intangible, yang juga menghasilkan value bagi organisasi.
3. Baik tangible dan khususnya intangible asset berkontribusi bagi kinerja dan penciptaan value. 
4. KM sangat terkait dengan kinerja atau penciptaan value.

     Dari keempat pengelompokkan di atas juga dapat ditarik kesimpulan bahwa knowledge sebagai intangible asset, baik yang embodied, embedded, maupun enculturated mendominasi tangible asset dalam kontribusi value bagi organisasi. Artinya, organisasi ditantang untuk menggunakan dan mengembangkan knowledge yang ada sehingga dapat digunakan untuk menghasilkan kinerja lebih baik. 

Anda mau berbagi cara lain?